{"id":21542,"date":"2020-05-06T10:04:53","date_gmt":"2020-05-06T08:04:53","guid":{"rendered":"https:\/\/altkomsoftware.com\/10-bledow-popelnianych-przy-wyborze-systemu-informatycznego\/"},"modified":"2025-04-01T10:53:02","modified_gmt":"2025-04-01T08:53:02","slug":"10-bledow-popelnianych-przy-wyborze-systemu-informatycznego","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/stg.altkomsoftware.com\/pl\/blog\/10-bledow-popelnianych-przy-wyborze-systemu-informatycznego\/","title":{"rendered":"TOP 10 b\u0142\u0119d\u00f3w pope\u0142nianych przy wyborze systemu informatycznego"},"content":{"rendered":"

Zakup i wdro\u017cenie nowego systemu informatycznego to powa\u017cna i kosztowna inwestycja, z kt\u00f3r\u0105 kierownictwo firmy zwykle wi\u0105\u017ce wielkie nadzieje. W praktyce nie zawsze zostaj\u0105 one spe\u0142nione a korzy\u015bci z eksploatacji nowego systemu nie usprawiedliwiaj\u0105 poniesionych nak\u0142ad\u00f3w i wysi\u0142ku ca\u0142ej organizacji.<\/strong>
\nDlaczego tak si\u0119 dzieje? Rzadko pow\u00f3d jest tylko jeden. Najcz\u0119\u015bciej mamy do czynienia z ca\u0142ym ci\u0105giem b\u0142\u0119d\u00f3w zaczynaj\u0105cym si\u0119 ju\u017c na pocz\u0105tku procesu, tj. etapie wyboru systemu i jego dostawcy.<\/strong><\/p>\n

Na przestrzeni ostatnich 30 lat wielokrotnie uczestniczy\u0142em w procesie wyboru i wdro\u017cenia nowego systemu informatycznego, czasem reprezentuj\u0105c interesy zamawiaj\u0105cego a czasem dostawcy. Moje do\u015bwiadczenia z pracy po obu stronach zawar\u0142em w dziesi\u0119ciu najcz\u0119\u015bciej pope\u0142nianych b\u0142\u0119dach, kt\u00f3re mog\u0105 skutkowa\u0107 wyborem niew\u0142a\u015bciwego systemu informatycznego.<\/p>\n

1. Zbyt og\u00f3lne wymagania<\/h2>\n

Trudno jest por\u00f3wna\u0107 do siebie z\u0142o\u017cone systemy informatyczne. Tym bardziej, je\u015bli przy wyborze rozwa\u017camy nie tylko poszczeg\u00f3lne funkcjonalno\u015bci, ale te\u017c zakres us\u0142ug dostawc\u00f3w tych system\u00f3w. Z tego powodu szczeg\u00f3\u0142owe udokumentowanie oczekiwa\u0144 wobec systemu (jako cz\u0119\u015bci Zapytania Ofertowego) oraz procesu wdro\u017cenia i utrzymania a tak\u017ce roli dostawcy, s\u0105 krytyczne dla obiektywnego por\u00f3wnania stopnia dopasowania poszczeg\u00f3lnych ofert do potrzeb swojej firmy.<\/p>\n

Rekomendacja: Przy\u0142\u00f3\u017c wi\u0119cej wysi\u0142ku w sformu\u0142owanie szczeg\u00f3\u0142owych i kompletnych wymaga\u0144 biznesowych optymalnie odzwierciedlaj\u0105cych obecne i przysz\u0142e potrzeby firmy.<\/strong><\/p>\n

2. Niekonkurencyjny proces wyboru dostawcy<\/h2>\n

Wyb\u00f3r rozwi\u0105zania bez por\u00f3wnywania z ofert\u0105 rynkow\u0105 znacznie zwi\u0119ksza ryzyko pope\u0142nienia powa\u017cnego b\u0142\u0119du. Sk\u0105d wiemy, \u017ce pozyskujemy najlepsze dla nas rozwi\u0105zanie? Sk\u0105d wiemy, \u017ce wi\u0105\u017cemy si\u0119 z odpowiednim partnerem? Czy jeste\u015bmy gotowi podpisa\u0107 umow\u0119, tylko dlatego, \u017ce kieruje nami po\u015bpiech, zaoferowano nam du\u017cy upust lub inni m\u00f3wi\u0105, \u017ce jest to dobry system?<\/p>\n

Rekomendacja: Nawet je\u015bli dzia\u0142asz pod presj\u0105 czasu, zadbaj o posiadanie minimum trzech ofert. Przygotuj kryteria oceny, nadaj im wagi i obiektywnie oce\u0144 dopasowanie propozycji do Twoich oczekiwa\u0144.<\/strong><\/p>\n

3. Po\u015bpiech w odrzuceniu cz\u0119\u015bci dostawc\u00f3w na pocz\u0105tkowym etapie procesu wyboru<\/h2>\n

W przypadku post\u0119powa\u0144 niepublicznych cz\u0119sto spotykamy si\u0119 z sytuacj\u0105, gdy jeden lub wi\u0119cej potencjalnych dostawc\u00f3w zostaj\u0105 wyeliminowani jeszcze przed rozpocz\u0119ciem post\u0119powania. Tym samym nie otrzymuj\u0105 oni Zapytania Ofertowego.<\/p>\n

Zazwyczaj taka decyzja podejmowana jest na podstawie do\u015b\u0107 lu\u017anych i s\u0142abo udokumentowanych opinii typu \u201eoni s\u0105 za drodzy\u201d lub \u201ekole\u017canka pracuje w firmie, kt\u00f3ra to ma i bardzo narzeka\u201d.<\/p>\n

Rekomendacja: Z powi\u0119kszaniem grona uczestnik\u00f3w post\u0119powania nale\u017cy by\u0107 ostro\u017cnym, gdy\u017c ka\u017cda ocena oferty wymaga du\u017cego wysi\u0142ku. Jednak zbyt pochopne odrzucenie dostawcy na podstawie jednostkowych opinii lub plotek mo\u017ce si\u0119 okaza\u0107 du\u017cym b\u0142\u0119dem. Najlepsz\u0105 podstaw\u0105 do oceny kogo odrzu\u0107 a z kim dalej pracowa\u0107 s\u0105 odpowiedzi dostawc\u00f3w na Zapytanie Ofertowe.<\/strong><\/p>\n

4. Preferowanie technologii zamiast funkcjonalno\u015bci<\/h2>\n

Cz\u0119sto si\u0119 zdarza, \u017ce w procesie wyboru nowego systemu nieproporcjonalnie du\u017cy wp\u0142yw na ostateczn\u0105 decyzj\u0119 ma dzia\u0142 IT. Jak nietrudno si\u0119 domy\u015bli\u0107, IT w wi\u0119kszym stopniu kieruje si\u0119 przes\u0142ankami technologicznymi ni\u017c aspektami funkcjonalnymi. Tymczasem praktyka pokazuje, \u017ce najnowocze\u015bniejsza technologia nie oznacza najlepszej funkcjonalno\u015bci. Wynika to z samej natury procesu tworzenia czy wdra\u017cania oprogramowania. Budowa funkcjonalno\u015bci wymaga czasu, w trakcie kt\u00f3rego nawet najnowocze\u015bniejsza w danym momencie technologia przestaje takow\u0105 by\u0107.<\/p>\n

Rekomendacja: Formu\u0142uj\u0105c wymagania dla nowego systemu nale\u017cy szuka\u0107 optymalnej r\u00f3wnowagi pomi\u0119dzy szerok\u0105, sprawdzon\u0105 funkcjonalno\u015bci\u0105 a ryzykiem znalezienia si\u0119 z przestarza\u0142\u0105, nierozwijan\u0105 technologi\u0105.<\/strong><\/p>\n

5. Dostosowywanie aplikacji do swoich proces\u00f3w zamiast dostosowywania proces\u00f3w do aplikacji<\/h2>\n

Nierzadko spotykamy si\u0119 z sytuacj\u0105, w kt\u00f3rej zamawiaj\u0105cy \u017c\u0105da modyfikacji systemu zanim wykona wysi\u0142ek krytycznej analizy i modyfikacji w\u0142asnego sposobu pracy. Dlaczego mia\u0142by to robi\u0107? Przede wszystkim dlatego, \u017ce wi\u0119kszo\u015b\u0107 system\u00f3w ma zaimplementowane skuteczne i sprawdzone metodyki, narz\u0119dzia czy benchmarki. To jest w\u0142a\u015bnie ich warto\u015b\u0107, \u017ce podpowiadaj\u0105, jak zrobi\u0107 co\u015b inaczej by przynios\u0142o lepsze efekty. Systemy te maj\u0105 pomaga\u0107 firmom zmienia\u0107 swoje przyzwyczajenia celem osi\u0105gania lepszych efekt\u00f3w a nie powiela\u0107 co\u015b co wiemy, \u017ce nie jest optymalne. Niezale\u017cnie od tego, nale\u017cy r\u00f3wnie\u017c pami\u0119ta\u0107, \u017ce modyfikacje takich z\u0142o\u017conych system\u00f3w cz\u0119sto s\u0105 kosztowne i stwarzaj\u0105 dodatkowe ryzyko na etapie wdro\u017cenia. Tym bardziej wszelkie zmiany powinny by\u0107 zamawiane wy\u0142\u0105cznie po gruntownej analizie ich rzeczywistej celowo\u015bci i ocenie alternatywnych rozwi\u0105za\u0144.<\/p>\n

Rekomendacja: Warto potraktowa\u0107 wdro\u017cenie nowego systemu jak okazj\u0119 a nawet szans\u0119 do wprowadzenia zmiany w nieefektywnych dzia\u0142aniach. Zalecam krytyczne spojrzenie zar\u00f3wno na to co oferuje nam rozwi\u0105zanie jak i w\u0142asne procesy.<\/strong><\/p>\n

6. Pokazy aplikacji re\u017cyserowane przez dostawc\u00f3w<\/h2>\n

Pozostawienie dostawcy kontroli nad tym co i jak jest omawiane podczas pokazu systemu ko\u0144czy si\u0119 tym, \u017ce ogl\u0105damy i omawiamy to co u danego dostawcy dzia\u0142a najlepiej. Z tym co dzia\u0142a gorzej zapoznajemy si\u0119 podczas wdro\u017cenia, kiedy jest ju\u017c za p\u00f3\u017ano by si\u0119 wycofa\u0107. Przyst\u0119puj\u0105c do procesu wyboru systemu bez wi\u0119kszych trudno\u015bci powinni\u015bmy by\u0107 w stanie zidentyfikowa\u0107 obszary, kt\u00f3re mog\u0105 by\u0107 problematyczne z punktu widzenia obs\u0142ugi informatycznej. Je\u017celi pokazy organizujemy na p\u00f3\u017aniejszym etapie procesu wyboru, dysponujemy r\u00f3wnie\u017c odpowiedziami dostawc\u00f3w na Zapytanie Ofertowe.<\/p>\n

Rekomendacja: Wykorzystajmy nasz\u0105 wiedz\u0119 oraz informacje z Zapytania Ofertowego i przedstawmy dostawcom w\u0142asny scenariusz pokazu, kt\u00f3ry odpowiada naszym potrzebom.<\/strong><\/p>\n

7. Pobie\u017cna weryfikacja referencji dostawcy i jego aplikacji<\/h2>\n

Jest to bardzo wa\u017cny moment w procesie wyboru nowego systemu. W tym kroku sprawdzamy jak inni klienci oceniaj\u0105 system, jego dostawc\u0119 oraz jak u\u017cywaj\u0105 systemu. Najlepiej wykona\u0107 go wtedy, kiedy grono potencjalnych dostawc\u00f3w ograniczyli\u015bmy do tzw. kr\u00f3tkiej listy. Oto propozycja pyta\u0144, kt\u00f3re powinny zosta\u0107 zadane obecnym klientom naszego dostawcy oraz u\u017cytkownikom jego produktu:<\/p>\n

    \n
  • Jak przebieg\u0142o wdro\u017cenie? Jakiego zaanga\u017cowania wymaga\u0142o ze strony kupuj\u0105cego? O ile przekroczono termin, bud\u017cet?<\/li>\n
  • Jak dzia\u0142a wsparcie przy bie\u017c\u0105cym utrzymaniu systemu? Czy dostawca wspiera zmiany parametryzacji systemu w zwi\u0105zku z rozwojem lub zmianami biznesu? Czy dostawca mie\u015bci si\u0119 w umownych terminach reakcji na problemy\/b\u0142\u0119dy?<\/li>\n
  • Czy istnieje grupa u\u017cytkownik\u00f3w systemu w ramach kt\u00f3rej mo\u017cna wymienia\u0107 si\u0119 do\u015bwiadczeniem z eksploatacji systemu, uzgadnia\u0107 potrzebne modyfikacje? Czy ta grupa jest aktywna?<\/li>\n<\/ul>\n

    Rekomendacja: Nale\u017cy dotrze\u0107 do jak najszerszego grona klient\u00f3w potencjalnego dostawcy. Je\u015bli dostawca przedstawia swoja list\u0119 referencyjnych wdro\u017ce\u0144 \u2013 nie ograniczajmy si\u0119 ni\u0105, gdy\u017c zazwyczaj b\u0119dzie ona zawiera\u0142a tylko najbardziej udane wdro\u017cenia.<\/strong><\/p>\n

    8. Pomini\u0119cie koszt\u00f3w zakupu sprz\u0119tu, oprogramowania pomocniczego oraz utrzymania i rozwoju aplikacji<\/h2>\n

    Cena jest zwykle bardzo wa\u017cnym kryterium przy wyborze nowego systemu. Cz\u0119sto jednak organizuj\u0105cy przetarg maj\u0105 powa\u017cny problem z zapewnieniem por\u00f3wnywalno\u015bci finansowych aspekt\u00f3w otrzymanych ofert. Dostawcy stosuj\u0105 bardzo r\u00f3\u017cne modele okre\u015blania koszt\u00f3w licencji. Cz\u0119\u015b\u0107 koszt\u00f3w ma charakter jednorazowych inwestycji a cz\u0119\u015b\u0107 rekurencyjnych wydatk\u00f3w ci\u0105gn\u0105cych si\u0119, teoretycznie w niesko\u0144czono\u015b\u0107. Za niewinnymi z pozoru zapisami w ofercie kryj\u0105 si\u0119 potencjalnie du\u017ce, dodatkowe wydatki. To oczywi\u015bcie tylko niekt\u00f3re z trudno\u015bci jakie napotkamy pr\u00f3buj\u0105c sprowadzi\u0107 otrzymane oferty do wsp\u00f3lnego finansowego mianownika. Cz\u0119sto ko\u0144czy si\u0119 to tym, \u017ce cena danej oferty jest cz\u0119\u015bciowo szacowana \u201ena oko\u201d, co prowadzi do przykrych niespodzianek w przysz\u0142o\u015bci.<\/p>\n

    Rekomendacja: Po\u015bwi\u0119\u0107my czas na dog\u0142\u0119bn\u0105 analiz\u0119 koszt\u00f3w poszczeg\u00f3lnych ofert, szczeg\u00f3lnie wtedy, gdy kryterium ceny ma 50-cio procentowy lub wi\u0119kszy wp\u0142yw na wyb\u00f3r w post\u0119powaniu przetargowym. Nie b\u00f3jmy si\u0119 zaanga\u017cowa\u0107 analityka finansowego dla przygotowania analizy por\u00f3wnawczej wszystkich koszt\u00f3w.<\/strong><\/p>\n

    9. Powierzenie sformu\u0142owania umowy na zakup, wdro\u017cenie i utrzymanie systemu ludziom bez nale\u017cytego do\u015bwiadczenia<\/h2>\n

    Wiele firm powierza przygotowanie umowy z dostawc\u0105 nowego systemu prawnikom z kt\u00f3rymi wsp\u00f3\u0142pracuje na co dzie\u0144. Jednak umowy na zakup, wdro\u017cenie i utrzymanie system\u00f3w informatycznych s\u0105 do\u015b\u0107 z\u0142o\u017cone i dla wielu firm nietypowe ze wzgl\u0119du na skomplikowanie samego przedmiotu umowy, kt\u00f3ry stanowi swoist\u0105 mieszank\u0119 towar\u00f3w, us\u0142ug i praw autorskich. Prawnik nieposiadaj\u0105cy do\u015bwiadcze\u0144 z takimi umowami mo\u017ce przeoczy\u0107 istotne kwestie nara\u017caj\u0105c zamawiaj\u0105cego na powa\u017cne straty finansowe.<\/p>\n

    Rekomendacja: Nale\u017cy rzetelnie oceni\u0107, czy nasi standardowi prawnicy to najlepszy wyb\u00f3r dla tego zadania, czy te\u017c powinni\u015bmy zaanga\u017cowa\u0107 kancelari\u0119 specjalizuj\u0105c\u0105 si\u0119 w takich umowach.<\/strong><\/p>\n

    10. Niew\u0142a\u015bciwy dob\u00f3r i organizacja zespo\u0142u odpowiedzialnego za wyb\u00f3r i wdro\u017cenie nowej aplikacji<\/h2>\n

    Wyb\u00f3r i wdro\u017cenie nowego systemu informatycznego s\u0105 z\u0142o\u017conymi procesami, dotykaj\u0105cymi wiele obszar\u00f3w po stronie zamawiaj\u0105cego. Potrzebny jest zesp\u00f3\u0142 os\u00f3b zdolnych do wsp\u00f3\u0142pracy z reprezentantami poszczeg\u00f3lnych kom\u00f3rek organizacyjnych zamawiaj\u0105cego. Niezb\u0119dny jest kierownik projektu zdolny do kontrolowania i koordynowania wielow\u0105tkowego projektu, podejmowania decyzji w terminach nieop\u00f3\u017aniaj\u0105cych prac zespo\u0142u oraz do egzekwowania terminowego podejmowania decyzji przez sponsor\u00f3w projektu w sprawach wykraczaj\u0105cych poza kompetencje zespo\u0142u projektowego.<\/p>\n

    Rekomendacja: Warto potraktowa\u0107 wyb\u00f3r systemu jak projekt, a nie zadanie do zrobienia \u201cprzy okazji\u201d innych obowi\u0105zk\u00f3w. Nale\u017cy zabezpieczy\u0107 czas zespo\u0142u a jego cz\u0142onkom przypisa\u0107 adekwatne role. Je\u015bli nie ma takiej mo\u017cliwo\u015bci warto posi\u0142kowa\u0107 si\u0119 kompetencjami zewn\u0119trznymi, na przyk\u0142ad do\u015bwiadczonego software house\u2019u.<\/strong><\/p>\n

    Podsumowanie<\/h2>\n

    Lista potencjalnych b\u0142\u0119d\u00f3w, kt\u00f3re mo\u017cemy pope\u0142ni\u0107 wybieraj\u0105c nowy system informatyczny uzmys\u0142awia nam z\u0142o\u017cono\u015b\u0107 i wielow\u0105tkowo\u015b\u0107 tej decyzji. Nowo pozyskanego systemu nie da si\u0119 \u0142atwo zamieni\u0107, je\u015bli nasza decyzja oka\u017ce si\u0119 b\u0142\u0119dna. Niew\u0142a\u015bciwie dobrany system mo\u017ce nawet zaszkodzi\u0107 naszej firmie. Aby tego unikn\u0105\u0107 potrzebne jest:<\/p>\n

      \n
    • dog\u0142\u0119bne przemy\u015blenie dlaczego potrzebujemy nowego systemu,<\/li>\n
    • szczeg\u00f3\u0142owe zaplanowanie procesu wyboru,<\/li>\n
    • w\u0142\u0105czenie w realizacj\u0119 tego procesu w\u0142a\u015bciwych pracownik\u00f3w,<\/li>\n
    • zapewnienie, \u017ce rozumiej\u0105 oni potrzeb\u0119 i cel zmiany systemu,<\/li>\n
    • wykorzystanie zewn\u0119trznych doradc\u00f3w, maj\u0105cych do\u015bwiadczenie w realizacji tego procesu<\/li>\n
    • rygorystyczne zarz\u0105dzanie procesem.<\/li>\n<\/ul>\n

      Artur Sobczak, Konsultant w Consulting Team, Altkom Software & Consulting<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

      Zakup i wdro\u017cenie nowego systemu informatycznego to powa\u017cna i kosztowna inwestycja, z kt\u00f3r\u0105 kierownictwo firmy zwykle wi\u0105\u017ce wielkie nadzieje. W praktyce nie zawsze zostaj\u0105 one spe\u0142nione a korzy\u015bci z eksploatacji nowego systemu nie usprawiedliwiaj\u0105 poniesionych nak\u0142ad\u00f3w i wysi\u0142ku ca\u0142ej organizacji. Dlaczego tak si\u0119 dzieje? Rzadko pow\u00f3d jest tylko jeden. Najcz\u0119\u015bciej mamy do czynienia z ca\u0142ym […]<\/p>\n","protected":false},"author":6,"featured_media":21545,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[],"topic":[],"blog-author":[],"class_list":["post-21542","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-bez-kategorii"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/stg.altkomsoftware.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/21542","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/stg.altkomsoftware.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/stg.altkomsoftware.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/stg.altkomsoftware.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/users\/6"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/stg.altkomsoftware.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=21542"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/stg.altkomsoftware.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/21542\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":39642,"href":"https:\/\/stg.altkomsoftware.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/21542\/revisions\/39642"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/stg.altkomsoftware.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/media\/21545"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/stg.altkomsoftware.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=21542"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/stg.altkomsoftware.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=21542"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/stg.altkomsoftware.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=21542"},{"taxonomy":"topic","embeddable":true,"href":"https:\/\/stg.altkomsoftware.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/topic?post=21542"},{"taxonomy":"blog-author","embeddable":true,"href":"https:\/\/stg.altkomsoftware.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/blog-author?post=21542"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}